PCメンテナンス知識 11

電子メールの宛先についてです。

電子メールの宛先には３種類あります。
ToとCcとBCcというものです。

まずToは私たちが普段使う、送り先のアドレスを指定する部分のことです。

次にCcについてで、これは「カーボン・コピー」の略称になります。
「カーボン」とは「複写用の紙」という英語です。
おもに、TOの宛先にメールを送りました、という情報共有のために使います。

次にBCcについてで、内容としてはCcと同じものです。
しかし、BCcで送ったアドレスは、ほかの受信者から見ることはできなくなります。
主に、一斉送信の際に用いられ、上司や面識のない方に送信する際に使います。

次に、電子メールにおけるマナーについてです。

電子メールは電話と違い、文章として残せるので聞き直す手間を省けることと、画像や音声などのデータを添付することができるメリットがありビジネスメールなど、会社で実際に使われています。

そのためメールにもマナーがあり、取引先と円満なコミュニケーションをとるために気を付けるべきことがあります。

まずは、「TO、CC、BCC」の使い分けです。

TOには相手先のアドレスを入れる、までは簡単なのですが、もしCCに参考として確認してもらいたい方のアドレスを入れる場合は、本文に一言「CCとして～～様」と添えるべきでしょう。
これで、相手先が一斉返信した場合に、CCの方にも意図せず返信してしまうことを防げます。

また、互いに面識のない方にメールを送る場合、BCCにアドレスをいれます。
これで、面識のない方のアドレスが漏洩する恐れがなくなります。

本文の構成には「PREP法」と「6W1H」を参考にするといいと思います。

まず「PREP法」は、

P：Point(結論)
R：Reason(理由)
E：Example(事例)
P：Point(まとめ)

の4点を意識してかくことです。

「5W1H」とは、

Who：誰が
What：何を
Where：どこで
When：いつ
Why：なぜ
How：どのように

この計6点を明記して書くことです。

この2つを意識して書くことで、伝えたいことが明確にかけると思います。

また、送信者の所属先が明確にわかるように「署名」もつけます。

署名とは、電子メール上の名刺にあたる部分です。

会社名、社員名、会社の住所・電話番号・ファクス番号・URL
などは最低限書きます。

以上！！